De zomer; typisch zo’n periode waarin je je als ondernemingsraad geconfronteerd ziet door een adviesaanvraag of instemmingsverzoek. Directies hebben zich bepaalde zaken voorgenomen en dan is de zomer soms de periode waarin ‘ineens tijd wordt gevonden’ om de daad dichter bij het woord te brengen.
In diezelfde periode geniet vaak een groot gedeelte van de OR-leden van een zomervakantie. En dan kan het een hele uitdaging zijn om met de achterblijvers effectief en efficiënt tot een advies te komen.
Vaak zie ik dan een aantal dingen gebeuren die alle op enig moment leiden tot een minder eindresultaat:
Herkenbaar? Wellicht is het tijd om hier iets aan te doen. Een in de praktijk bewezen mogelijkheid is het werken met een systematische checklist. Zo’n checklist wordt in diverse varianten bij veel organisaties die ik ken structureel gebruikt.
Een praktijkvoorbeeld is een OR van een grote zorginstelling. Zij ontving eens een enorm omvangrijk adviesaanvraag over een overname, of eigenlijk een fusie. Geschrokken door de hoeveelheid informatie en ervaring met lange adviesaanvragen, hebben wij samen de tijd genomen om een checklist op maat te maken.
Hiermee hebben wij onduidelijkheden in de adviesaanvraag op een rijtje gezet om zo gestructureerd de juiste vragen aan de Raad van bestuur te kunnen stellen, waardoor de OR een rol bleef spelen in het proces.
Een ander voorbeeld is een OR van een productiebedrijf die in een korte periode werd geconfronteerd met vier omvangrijke adviesaanvragen. In één dag tijd hebben wij alle vier de aanvragen behandeld met behulp van gezamenlijk gemaakte checklists.
Het resultaat was dat de OR het overleg (en onderhandeling) met de directie op kort termijn, gestructureerd én met succes onderbouwd kon voeren. Tevens was deze checklist de basis voor het schrijven van de uiteindelijke adviezen. Dit was hierdoor zó gebeurd.
En een OR van een grote financiële dienstverlener liet in de voorbereiding op een driedaagse training weten dat zij eigenlijk regelmatig worstelden met adviesaanvragen. De OR en de directie waren van mening dat het allemaal teveel tijd kostte. In de training hebben wij samen een volledige checklist gemaakt.
De OR heeft vervolgens geleerd hoe hij de checklist ten volle konden benutten om zijn werk te structureren, de juiste vragen konden stellen, het overleg en de onderhandeling met de bestuurder konden voeren, heldere toezeggingen en afspraken konden maken en het advies strak konden formuleren waarbij de achterban helder werd geïnformeerd.
De bovenstaande voorbeelden zijn haalbaar voor elke OR. En hoewel een checklist simpel klinkt, gaat het in de praktijk iets verder dan een checklist. Het is een specifieke uitgewerkte werkwijze. Om deze goed te begrijpen en onder de knie te krijgen is begeleiding noodzakelijk. Ligt er reeds een adviesaanvraag te wachten? Of zijn de beschreven situaties herkenbaar? Ik kijk graag mee hoe we een passende checklist kunnen maken. Wilt u hier verder over praten? Klik dan hier voor een vrijblijvend gesprek.