Als ik op een feestje vertel dat ik die dag veel vergaderingen heb gehad, dan weet ik wat ik kan verwachten aan reacties. Geen jaloerse of geïnteresseerde blikken, maar vermoeide en kritische blikken: zonde van je tijd. Maar door je bewust te zijn van verschillende processen tijdens een vergadering, kan het een stuk effectiever worden en een stuk leuker!
Als OR-lid vergader je niet om het vergaderen. Je hebt weinig tijd en tegelijkertijd moeten er veel knopen doorgehakt worden. Je wilt dus snel veel concrete resultaten boeken. Structuur lijkt dan het codewoord. Er maar op los roepen of emoties tonen tijdens vergaderingen is een taboe. Toch zou je door zó te vergaderen meer kunnen bereiken….. Ik leg het uit.
Als individu ben je milder in je keuzes dan als een groep? Uit onderzoek blijkt dat groepen extremere keuzes maken. Deze neiging kan twee kanten op gaan: een groep is feller of juist voorzichtiger. Dit wordt groepspolarisatie genoemd. Groepsleden hebben namelijk de neiging om hun mening af te stemmen op elkaar. Als een groepsidee dominant wordt, zal dit idee door deze ‘afstemming’ in meer extreme vorm de beslissing worden.
Dat wat als eerste als groepsoplossing wordt genoemd wordt als hoofdstandpunt ‘geankerd’. Hierna worden in de discussie voornamelijk argumenten gekozen die dit eerste standpunt moeten bevestigen. Groepsleden zoeken vooral argumenten om dit beeld te versterken. De groep weegt geen argumenten af maar bouwt voort. Al met al sta je zo minder rationeel in een vergadering dan je wellicht denkt.
Bij een OR wordt dit effect nog verder versterkt als een OR onder druk gezet wordt. In stressvolle situaties kan de neiging ontstaan om de rangen te sluiten rondom een eerder genomen beslissing. Er ontstaat dan druk binnen de OR dat alle leden de beslissing blijven steunen. De informatie die haaks staat op de beslissing wordt niet geaccepteerd. De OR blijft vasthouden aan de eerder genomen beslissing. Dit effect wordt verder versterkt als het standpunt een compromis is in de OR. Dan is afwijken helemaal verboden. Het gevolg is een klassieke OR die zich halsstarrig opstelt.
Beide krachten, groepspolarisatie en groepsdenken, hebben een verwoestende invloed op het openstaan voor kennis van een individueel groepslid. Die kennis wordt genegeerd. De kwaliteit van het besluit wordt daarmee een stuk lager. Simpelweg omdat niet alle relevante factoren zijn besproken.
Beter is het om de vergadering zó in te richten dat je bij het bespreken van een probleem zo veel mogelijk verschillende gezichtspunten noemt. Dat doe je door brainstormtechnieken, die als doel hebben om zoveel mogelijk ideeën uit een groep te laten komen. Het gaat in eerste instantie niet om de hoogste kwaliteit – dat werkt competitief – maar om de grootste kwantiteit: veel visies en ideeën! Een beetje chaos werkt dan juist prima. Daardoor voelen mensen zich vrij om met alles op tafel te komen.
En na de brainstorm volgt de ordening en de keuzes. Met een beter resultaat. En dat is maar één manier. Zo zijn er meerdere methodes waardoor je als OR effectiever kunt vergaderen. Beter vergaderen is tijd besparen. En dan zeg je op een feestje: “Leuke vergadering gehad vandaag”..Odyssee Medezeggenschap heeft verschillende methodieken die je kunt leren om effectiever te vergaderen. Klik hier om eens een kijkje te nemen.