De energie was een beetje op. Het was vrijdagmiddag, en er stond nog een onderwerp op de agenda wat belangrijk was: “vernieuwing van medezeggenschap”. Het is dan natuurlijk zeer ‘agile’ om te zeggen dat er beter een ander en moment geprikt kan worden om met elkaar te brainstormen. En dat deden we dan ook. Dat moment werd februari.
In de vergaderzaal van de organisatie heb ik mijn presentatie gegeven over vernieuwen en agile werken voor OR-en. Na het toelichten van enkele bekende problemen in de medezeggenschap, constateerde één van de aanwezigen droogjes, dat een ondernemingsraad niet alleen een “vreemde eend in de bijt is”, zoals ik gesteld had, maar ook een ”dead duck”.
Dat ging de andere aanwezigen toch wel wat ver maar de stemming voor een brainstorm over agility zat er meteen helemaal in. Agile staat voor ‘bewegelijk’ en is de verzamelnaam voor veel ontwikkelingen in organisaties van de laatste jaren. Ontwikkelingen die gericht zijn op flexibiliteit, snelheid, kleine teams en vooral ook transparantie. Wie kan daar op tegen zijn?
Even een zijsprong, de term agile gaat terug naar 2001 naar het “Agile manifesto”. Een pamflet van een aantal software ontwikkelaars. Die achtergrond vind je dan ook meteen terug in allerlei benamingen bij agile werken: scrum, kanban, drive en DSDM bijvoorbeeld. De uitgangspunten van agile zijn overigens op het lijf geschreven van de medezeggenschap: kleine zelfstandige teams, waarbij de klant de baas is, en de organisatie een netwerk is. Daarnaast werk je incrementeel.
incrementeel is overigens een interessant uitgangspunt: je maakt een product niet in één keer kant en klaar voordat je het op de markt introduceert, maar je ontwikkelt het product als het ware stap voor stap. En elke fase in de ontwikkeling levert een zelfstandig (tussen)product op. Dus je maakt geen vaccin voor alle ziektes van een dier maar je ontwikkelt één vaccin per ziekte. Na elke stap breng je verbeteringen aan in het proces in samenspraak met je klant.
In termen van medezeggenschap: je brengt geen kant en klaar advies uit maar je ontwikkelt je advies in samenspraak met de ‘klant’ stukje bij beetje. Maar wie is hier dan die klant? Dat leverde stof tot discussie. De conclusie was dat de medezeggenschap per definitie twee klanten heeft: de achterban en de bestuurder. Niet eenvoudig maar het is niet anders.
Bij deze vergelijking knip je een advies dus op in afgeronde (deel) stukken en die bespreek je en verfijn je die na overleg met de achterban en de bestuurder. Een eventuele opgelegde geheimhouding zit dan flink in de weg, maar dat even terzijde.
In de scrum aanpak gebruik je onder andere een zogenaamd ‘product backlog’. De OR die ik adviseerde, noemde dit al snel een storybord. Op dit bord geef je aan, in kleine overzichtelijke stappen – ook wel sprints genoemd – wat er opgelost moet worden, wie dat gaat doen, wat de stand van zaken is, wat de oplossing is én wanneer het klaar is.
De OR in kwestie vond dit een inkoppertje. Zo’n storyboard was in hun bedrijf normaal en standaard gebruik in de praktijk. Het leek hen een goed idee om via de scrum methode te gaan werken en zo’n storyboard ook voor de medezeggenschap te gaan gebruiken. Op die manier weet de achterban precies wat er gebeurt in de ondernemingsraad, en wie ze daarop moeten aanspreken. Dát hebben zij dan ook in uitvoering gebracht, een eerste opbrengst van de brainstorm!
Nu in juni 2019 staat het eerste storyboard op hun intranet. Het is een storyboard met alle acties en een overzicht van betrokkenen die bij het opstellen van een advies betrokken zijn. De eerste ervaring is dat het erg handig is voor de OR. De achterban moet er nog even wennen en lijkt zijn weg er naar toe steeds vaker te vinden. Ook voor de komende OR verkiezingen gaat de OR een storyboard maken. En dan niet alleen voor de wettelijk noodzakelijke acties maar ook voor het zoeken en benaderen van OR-kandidaten!
Deze OR is begonnen om agile te werken en heeft zijn storyboard geïntroduceerd. Dat is één manier. Voor elke organisatie werkt het anders. Ik adviseer OR-en graag om hen op weg te helpen. Zou u willen weten welke manier en vormen bij uw ondernemingsraad past? Benieuwd hoe dit in zijn werk kan gaan in uw OR? Klik dan eens hier.
Odyssee Medezeggenschap denkt graag met u mee voor een passende oplossing. Laat uw gegevens achter en ik neem vijblijvend contact met u op over dit onderwerp.