Inzicht in de financiën van de organisatie is voor een ondernemingsraad belangrijk. Als men een goed inzicht heeft, kan de OR zich op belangrijke momenten mengen in de discussie én hierdoor invloed hebben op de financiële keuzes van de organisatie.
Met name bij het vaststellen van de begroting en de geplande investeringen kun je als OR van meerwaarde zijn. Het zijn momenten om de mening van de ondernemingsraad te laten horen, signalen af te geven en suggesties te doen. Op het eerste gezicht lijkt dit misschien lastig en sommigen hebben het idee daar een financieel specialist voor te moeten zijn. Niets is minder waar. Volg gewoon de 7 stappen van de begrotingscyclus!
Om de begroting van de organisatie te doorgronden en grip te krijgen op de begroting is het belangrijk om te begrijpen hoe de begrotingscyclus in de organisatie werkt. Met de volgende 7 stappen en tips is elke OR goed voorbereid op het komende financiële jaar.
Vóór de zomer worden de voorbereidingen gestart om de begroting voor volgend jaar op te stellen. In veel organisaties wordt rond juni een zogenoemde ‘kaderbrief’ gepubliceerd met de plannen voor 2020. In deze kaderbrief staan richtlijnen waarbinnen de plannen van de leidinggevenden moeten blijven. De ‘kaderbrief’ gaat in op de in- en externe prioriteiten van de organisatie.
Bijna alle grote profit-bedrijven, en ook bijvoorbeeld de zorg, overheid en onderwijs werken op deze manier. In sommige organisaties gaat dit proces minder openlijk en is er geen kaderbrief. Wel worden er in deze fase door de diverse leidinggevenden al ideeën in de week gelegd en ‘verlanglijstjes’ ingediend, die bij de directie aan (ongeschreven) kaders worden getoetst.
Stel vragen (volgens artikel 24 WOR) over de voorbereidingen van de begroting van volgend jaar tijdens de bespreking van de algemene gang van zaken in het voorjaar.
Met de jaarrekening krijg je als OR belangrijk inzicht in de gezondheid van de organisatie. In het eerste half jaar wordt de jaarrekening van het vorige boekjaar gepresenteerd. Voor OR-en met weinig financiële kennis komt de jaarrekening wel eens over als een ontoegankelijk document. Toch staan er in de jaarrekening cijfers en aannames die zinvol zijn. Hierdoor kun je het verloop van elk jaar volgen én vergelijken met eerdere jaren. Zo weet je vrij eenvoudig hoe gezond de organisatie is en welke ontwikkelingen er zijn.
Als je als OR nog onvoldoende ervaring heeft met financiën, kun je aan de financieel specialist van de organisatie vragen om deze cijfers op een rijtje te zetten. Beter is het natuurlijk om zelf de vinger aan de pols te kunnen houden!
Passend binnen de kaders maken managers hun conceptplannen kenbaar. Welke kant willen wij op? Welke investeringen zijn nodig? De begrotingswensen moeten passen binnen het meerjarenplan, het jaarplan en bijvoorbeeld het Arbo-jaarplan of scholingsplan.
Maak een (initiatief)voorstel over een onderwerp die je als ondernemingsraad belangrijk vindt en laat deze opnemen in de begroting. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het Plan van Aanpak van de Arbo of aan scholing. Ook deze budgetten moeten straks terug te vinden zijn in de begroting.
De begrotingswensen worden meestal in de zomer met de directie besproken. De (on)mogelijkheden worden doorgenomen. Indien er bezuinigd moet worden op wensen dan is het interessant te weten op basis van welke argumenten er keuzes gemaakt worden. Wie krijgt hoeveel en waarom? Welke manager heeft de meeste invloed?
Ga tijdens deze interne discussies gerust op vakantie! En wacht op het concept.
De budgetten worden rond oktober/november, in concept, door de directie vastgesteld. De conceptbegroting wordt meestal door de afdeling financiën & control opgesteld.
Als je als ondernemingsraad de begroting wilt beïnvloeden, dan is het verstandig om dit nu te doen! Als de begroting nog in de concept-fase is. Er is namelijk weinig bereidheid meer om een vastgestelde begroting nog aan te passen.
In november/december wordt de begroting na goedkeuring van de Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen vastgesteld.
Ook de vastgestelde begroting is een goed onderwerp om mee te nemen in het najaar, in de halfjaarlijkse najaar bespreking met de bestuurder over de algemene gang van zaken.
De budgetten zijn aan de interne budgethouders toegewezen en er worden jaarplannen opgesteld per afdeling.
Ga verder naar Stap 1 en doe ook in het nieuwe jaar je voordeel met de eerder gegeven tips. Net als met ganzenborden, lopen we dan weer hetzelfde rondje!
Moeilijk? Niet echt, maar misschien moet je er wel even tijd voor nemen. Met wat achtergrondkennis en handige tips kom je als OR een heel eind! Het is een uitgelezen moment om invloed uit te oefenen op het uit te stippelen beleid.
Wil je meer weten hoe je dit doet? Bekijk dan ook eens de informatie over de eenmalige training, met aantrekkelijk aanbod, die over dit onderwerp op 11 februari wordt gegeven:
Grip op de organisatie begroting.
